Le premier des principes comptables est qu’un bilan doit donner une image fidèle et sincère de l’activité de l’entreprise. Ce principe induit la contrainte de procéder à un certain nombre de contrôles et d’écritures comptables qui permettront de rattacher les charges et les produits sur l’exercice comptable de dénouement d’une opération. Ces opérations sont communément désignées par le mot « Cut off » ou « séparation des exercices ».
Dans l’édition de livres, le dénouement d’une opération est la commercialisation d’un livre. Il est donc important de disposer d’un plan éditorial à jour pour réaliser tous ces contrôles. Ainsi au moment du bilan, il existera des droits achetés pour un livre non édité, des livres en cours de fabrication voire des projets abandonnés. Nous allons détailler ci-dessous, poste par poste, les contrôles à faire et la nature des écritures à passer.
◊ L’achat de droit d’un livre
Ils sont immobilisés, donc n’influenceront pas sur les charges. En revanche, lorsque les droits sont terminés, ou si sans avoir pu éditer un livre, vous perdez les droits, il faudra les annuler pour les repasser en charges. Dans des cas très rares où les droits font l’objet d’un contentieux empêchant la sortie d’un livre, et en application avec le principe de prudence, il faudra passer une provision pour risque de charges.
◊ Les stocks
Il faut les valoriser comme vu précédemment et également passer, si besoin est, les provisions pour dépréciation
◊ Les productions et les charges constatées d’avance
Un livre peut faire l’objet d’une prévente… mais sa sortie est prévue l’année prochaine. Il n’est pas possible alors de laisser le chiffre d’affaires l’année de la prévente ; il doit être rattaché à l’année de la publication de l’ouvrage.
Par conséquent, le chiffre d’affaires de la prévente fera l’objet d’une neutralisation par le passage d’une écriture de « produits constatés d’avance ». Un traducteur et un illustrateur ont travaillé sur un ouvrage qui sera publié l’an prochain. Ils ont adressé leurs factures à la société d’édition et elles ont été payées. Il n’est pas possible de laisser cette charge sur l’année écoulée, l’ouvrage n’étant pas publié. La charge fera l’objet d’une neutralisation sur l’année par le passage d’une écriture de « charge constatée d’avance ».
◊ Les factures à établir et les charges à payer (ou factures non parvenues)
Nous avons publié et vendu un ouvrage mais un client se plaint de ne pas avoir reçu notre facture. Notre système informatique nous interdit d’éditer une facture sur l’année écoulée ; nous émettons cette facture sur la nouvelle année en précisant qu’elle concerne l’année précédente.
Ce produit fera l’objet d’une écriture de facture à établir (FAE) pour rattacher la vente sur la bonne année. A la fin de l’année, vous allez établir vos relevés de droits d’auteur sur les ouvrages publiés. Cette somme est connue après la date de clôture de l’exercice comptable mais doit être rattachée sur la bonne année. A l’aide d’une provision pour charges à payer, les droits d’auteurs seront bien affectés en charges l’année de la vente des ouvrages.
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